Unsere Tipps für deine effiziente Arbeitsweise
Effizienz ist eines der obersten Unternehmensziele. Effizienz in der eigenen Tätigkeit ist eine Fähigkeit, welche man sich aneignen und stetig optimieren kann.
Hier kommen unsere Tipps für deinen effizienteren Arbeitsalltag!
Lesezeit: ca. 7min
Tipp 1: Effizienz beginnt in dir
Wir alle sind nicht gleichermaßen Effizient. Und schon gar nicht zwingend zur gleichen Tageszeit. Es gibt frühe Vögel und Nachteulen. Die einen sind morgens um 7 Uhr bereits unter Strom und voller Energie. Bei anderen kommen die kreativen Neuronen erst am Abend so richtig in Fahrt. Zudem ist das Level an Effizienz bei allen Menschen ein anderes. Empfindet sich jemand grundsätzlich ineffizient in seiner eigenen Arbeit, kann jemand anderes dieses Effizienz-Level bereits als bewundernswert empfinden und umgekehrt.
Unser Tipp: Höre auf deine innere Uhr und deine persönlichen Präferenzen. Du selbst weißt am Besten wann du am produktivsten bist, somit auch effizient sein kannst und zu welchen Tageszeiten du es nicht bist. Halte dir deine effiziente Zeit für wichtige Themen frei und berücksichtige dein Energie- und Effizienz-Level immer laufend bei der ganzheitlichen Planung deines Arbeitsalltages. Das vermeintliche Erfolgsrezept der Kolleg:innen kann dabei so gar nicht zu dir persönlich passen. Muss es auch nicht, jede/r lebt und arbeitet anders. Da wir jedoch täglich von uns selbst und von einander lernen, kann auch dies dir helfen, nach und nach dein persönliches Erfolgsrezept zu definieren.
Tipp 2: Deine Struktur
Das Ziel ist klar: Wir alle möchten effektiv arbeiten und unsere beruflichen Ziele in einem gesunden Verhältnis zwischen Einsatz und Ergebnis erreichen. Es geht um das Ergebnis in Relation zum Aufwand - dabei steht und fällt deine Effizienz mit deiner eigenen Struktur. Klare Tagesabläufe sind durch meist äußere Faktoren zwar nicht immer möglich, sollten aber den Standard darstellen. Für ein qualitativ hochwertiges Ergebnis in der eigenen Arbeit benötigt es einen klaren Fokus. Die weit verbreiteten To-do-Listen füllen sich schnell mit einem Blumenstrauß an Aufgaben und verdrängen die eigene Struktur.
Unser Tipp: Überprüfe täglich, wie viel Zeit dir am heutigen Tag zur Verfügung steht und stelle realistische Überlegungen an, welche deiner Aufgaben wichtig und relevant für den Tag sind. Basierend hierauf kannst du dir einen Zeitplan für jede einzelne Aufgabe festlegen und somit einen Zeitplan für den Tag inklusive Pausen und Puffer erstellen. Am Ende eines Tages lassen sich erstellte Zeitpläne einfach mit der Realität abgleichen und für den nächsten Tag anpassen. Im optimalen Fall stehen nach einer Eingewöhnungszeit auf dieses Prinzip nur noch maximal 3-5 wirklich relevante Themen auf dem Tagesplan, welche dann mit Qualität und Effizienz gefüllt werden können. Auch eine themenverwandte Tagesplanung kann ein Katalysator für die eigene Effizienz sein, man ist in einem Thema drin und dann gehen direkte verwandte Themen direkt leichter von der Hand.
Tipp 3: Dein Arbeitsplatz
Unsere Arbeitsumgebung ist ein entscheidender Faktor um Kreativität und Leistungskraft freisetzen zu können. Jede/r arbeitet zwar anders, Unordnung und Chaos verursachen dennoch meist Verzögerungen, Unwohlsein und Frust.
Unser Tipp: Generiere dir dein persönliches Level an Ordnung und Systematik, welches dir dabei hilft, stets die richtigen Informationen oder Materialien zu finden, die du benötigst - und zwar zum richtigen Zeitpunkt. Ein einfaches System, wie die Selbstmanagement-Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen kann hilfreich sein, um die psychische Belastung zu verringern und den Kopf von Dingen, die man nicht vergessen darf, zu befreien, um diese Gehirnkapazität für wichtigere und effektivere Arbeit zu nutzen.
Tipp 4: Starte mit dem schwersten
Ein weiteres Thema sind unangenehme und schwierige Aufgabenstellungen. Jeder fühlt sich des Öfteren dazu verführt, diese aufzuschieben. Das Problem dabei besteht jedoch darin, dass genau diese Aufgaben häufig auch mit die Wichtigsten sind oder sie einem im Verhältnis zu anderen Themen am Meisten auf der Seele lasten. Man schiebt sie vor sich her, man überlegt hin und her und man wendet sie von links nach rechts. Und mit jedem Tag ohne Behandlung scheint die Lösung immer schwerer zu erscheinen. Am Ende kommen diese Themen mit nach Hause und melden sich immer dann, wenn wir uns eigentlich entspannen möchten.
Unser Tipp: Traue dich gleich zu Beginn des Tages an genau diese Aufgaben. Morgens sind wir meistens motivierter und kreativer, deswegen ist es sinnvoll, den Tag direkt mit einer wichtigen Aufgabe zu beginnen. Anschließend entfaltet sich eine befreiende Wirkung da man das vermeintlich Schwierigste nun schon hinter sich hat. Es entsteht eine positive Stimmung und Motivation für den Rest des Tages.
Tipp 5: Klare und Zielgerichtete Kommunikation
Arbeiten im Team beinhaltet im optimalen Fall eine effiziente und fruchtbare Kommunikation welche das aktuelle unternehmerische Ziel effizient und vorausschauend voranbringt. Eine effektive Zusammenarbeit ist also ausschlaggebend, um die eigene Leistungsfähigkeit zu steigern und die gesteckten gemeinsamen Ziele zu erreichen. Mangelhafte oder gar fehlende Kommunikation führt zu Missverständnissen, Mehrarbeit und Zeitverschwendung.
Unser Tipp: Kommuniziere stets klar und deutlich im Sinne des aktuell gesteckten Ziels. Es gilt, Unklarheiten frühzeitig zu klären und den Umfang der aktuellen Aufgabe inklusive der nächsten Schritte stets zu kennen und zu kommunizieren.
Tipp 6: Blocker für den eigenen Fokus
Ablenkung gibt es am Arbeitsplatz überall. Neue E-Mails, fragende Kollegen, das Smartphone, das 4. Meeting an einem Vormittag oder der Team-Chat füllt sich mit neuen süßen Katzenbildern.
Unser Tipp: Trage dir Zeitfenster in den Kalender ein, in denen du nicht gestört werden möchtest, um Aufgaben fokussiert nachzugehen. Schaffe dir dann ablenkungsfreie Zonen, bspw. an Ruhearbeitsplätzen, Meetingräumen oder im Homeoffice. Deaktiviere sämtliche nicht benötigte Programme wie E-Mail und Instant-Messaging und konzentriere dich in dieser Zeit ausschließlich auf diese eine wichtige Aufgabe.
Tipp 7: unsere Emotionen
Ärger gibt es immer einmal, ob mit Kollegen, Vorgesetzten oder einem Kunden. Der Ärger beginnt oft im eigenen Kopf und ist ein extremer Hemmer für die eigene Effizienz. Der Ärger kann durch äußere Einflüsse herbeigeführt werden oder auch in einem Selbst als unüberwindbare Hürde keimen. Ganz oft verlangt es an der Stelle lediglich eine Entscheidung oder einen Wechsel der Betrachtungsweise von uns, ob wir den Ärger zulassen oder nicht. Aus der Forschung ist bekannt, dass es enorme Effekte auf unseren Job und unsere Leistung hat, welcher Medaillenseite wir unsere Aufmerksamkeit und Energie schenken. Und wer schlecht gelaunt ist, prokrastiniert leichter. Mehr Effizienz ist daher auch eine Einstellungssache.
Unser Tipp: Konzentriere dich auf die Lösungsfindung einer Situation. Wir alle wissen, dass es es keinen Millimeter nützt sich mit Mutmaßungen oder der Identifikation vermeintlich Schuldiger zu beschäftigen. Nur mit der fachlichen oder strategischen Lösung kehrt die innere Entspannung zurück, wir können die Situation mit etwas Abstand und ohne unnötige Anspannung sowie Emotion betrachten und für die Zukunft nachhaltige Handlungsempfehlungen für uns selbst und den Kollegen ableiten.
Tipp 8: Priorisierung
Das Selbstmanagement spielt bei der Priorisierung des eigenen Tages eine entscheidende Rolle. Viele Menschen fangen Aufgaben an, beenden diese jedoch nicht. Andere wiederum verwechseln Prioritäten mit Vorlieben. Priorität hat im Ende der Unternehmenserfolg und auf diesem Weg bist du mit deinen Zuständigkeiten eine wichtige Säule.
Unser Tipp: Sortiere dir deine Themen nach Dringlich und Wichtig. Dringliche Themen besitzen einen Faktor Zeit und wichtige Themen einen Faktor der Erreichung eines konkreten aktuellen unternehmenskritischen Ziels. Alle anderen Themen müssen warten können, da sie die erfolgskritischen Faktoren nicht erfüllen. Das schmeckt freilich den Kolleg:innen nicht immer, dient aber eben diesem wichtigen Zweck des Erfolgs und ist DAS Argument beim Verteidigen der eigenen Prioritäten.
Tipp 9: Meetings
Jeder kennt die Probleme in der heutigen Meetingkultur und dennoch sind viele und lange Meetings Alltag in sehr vielen jungen wie etablierten Unternehmen. Es gibt interne und externe Meetings, es gibt wöchentliche Meetings zum Austausch und spontane Meetings zu einer Problembehandlung, es gibt Meetings für Brainstorming, Präsentationen und Meetings mit Kunden und Partnern. Viele dieser Termine nehmen uns die eigentliche produktive Zeit, welche wir so dringend zur Erfüllung der eigenen Aufgaben benötigen. Niemandes Stellenbezeichnung lautet "Meeting-Teilnehmer" in einem Unternehmen, wir sind Projektmanager, Vertriebler, Marketing Manager, Programmierer oder HR-Manager.
Unser Tipp: Evaluiere bei jeder Meeting-Einladung, ob du tatsächlich gebraucht wirst. Sprich ob du im Meeting zum einen eine aktive Rolle einnimmst und dem Meeting zum anderen einen konkreten Mehrwert hinzufügst. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, nimm nicht an diesen Meetings teil sondern lasse dir anstatt dessen das dazugehörige Protokoll senden. Das Lesen der E-Mail kostet dich allenfalls ein paar Minuten anstatt 1 Stunde teils nur tatenlos in einem Meetingraum zu sitzen. Wenn es dann Rückfragen gibt, können diese auf kurzem Weg geklärt werden. Bei Außenterminen und Dienstreisen lässt sich dieses Prinzip ebenso anwenden und dort sparst du sogar noch um ein Vielfaches mehr an Zeit ein. Man kann sich bei einem aktiven Part innerhalb eines Kundentermins genauso gut per Video oder Telefon hinzuschalten. Wir haben heutzutage tolle Technologien - nutze sie!
Eine andere Möglichkeit zur Effizienzsteigerung ist es, feste wiederkehrende Meetings auf einen festen Wochentag zu bündeln. So kannst du die übrigen Tage mit deiner Struktur und somit mehr Effizienz gestalten.
Ein weitere Methode zur Effizienzsteigerung in Meetings kann sein, diese stehend, agiler und somit meist auch kürzer und somit effizienter durchzuführen.
Tipp 10: Prioritäten bereits im Vorfeld kennen und effizient handeln
Tatsächlich ist der Faktor Zeit für einige Aufgaben äußerst relevant und spannend in seiner Betrachtung. Es gibt Themen mit einer internen oder externen Deadline, entscheidungskritische Themen, langfristige Themen und Abarbeitungsthemen. Themen welche am heutigen Tag extrem wichtig sind, können aufgrund sich verändernder Rahmenbedingungen und neuen Erkenntnissen bereits morgen veraltet sein. Alle diejenigen welche bereits einmal noch schnell mühsam Unterlagen zusammengestellt, eine anstehende Präsentation in Eile komplettiert oder eine Produktseite aufgrund einer augenscheinlichen Deadline fertiggestellt haben und dann feststellen mussten, das die eigene Arbeit dann für die betreffende Entscheidung doch keinen (großen) Einfluss hatte, doch nicht so dringend benötigt wurde oder gar nicht mehr benötigt wurde kennen dies. Es ist schlicht unbefriedigend wenn man Energie in ein augenscheinlich erst kriegsentschiedendes und dann teils irrelevant gewordenes Thema investiert hat, sich in unnötigen Zeitdruck begeben hat und dann sogar nacharbeiten oder nochmal von vorn beginnen muss.
Unser Tipp: Evaluiere stets konkret und im Voraus, welche Themen zu Erreichung eines konkreten Ziels wirklich relevant sind. Es kann niemals alles gleich Wichtig sein, auch wenn es dir dein Umfeld gern so vermittelt. Ein klärendes Gespräch mit dem involvierten Team, Vorgesetzten oder dem Kunden ist dabei stets hilfreich um die tatsächlichen entscheidungskritischen Komponenten bereits im Vorfeld zu kennen. Lege den Fokus auf wirklich wichtige Bausteine und fülle diese mit Qualität und dem was zählt als möglichst schnell und viel von Allem abzuliefern. Das steigert deine Effizienz und macht dich sowohl glücklicher als auch erfolgreicher in deiner Tätigkeit - und obendrauf generierst du dir so Zeit für andere Themen.
Tipp 11: Deine Resilienz
Die eigene Widerstandskraft im Arbeitsalltag hat einen eigenen Fachbegriff: Resilienz. Je resilienter ein Mensch ist, desto besser und gesünder kann er mit Rückschlägen umgehen. Auch ist die Frustrationstoleranz höher, wenn etwas einmal nicht so gut läuft. Damit ist Resilienz ein wichtiger Teil der mentalen Stärke. Resilienz hilft dabei, den Höhen und Tiefen des Alltags gelassener zu begegnen. Sie ist damit die Grundlage von Souveränität. Im Außenauftritt macht sich fehlende bzw. mangelnde Resilienz negativ bemerkbar: Anhand von Mimik, Gestik, Tonfall und vielen weiteren Mikrosignalen strahlt man Unruhe und damit Unsicherheit aus. Sie ist selbstverständlich in vielen Situationen nicht gerade hilfreich.
Unser Tipp: Finde deine Entspannungspunkte und den Gegenpol zum beruflichen Sein. Ein Hobby, eine Passion, oder einfach nur Entspannung auf der Couch. Kultiviere deine Entspannung. Baue dir deine persönlichen Faktoren für Entspannung in deinen Alltag zum richtigen Zeitpunkt ein. Darüber hinaus sind ein guter Schlaf, Bewegung und eine ausgewogene Ernährung Säulen des Wohlbefindens. Ein gutes Gleichgewicht fördert deine Resilienz und du kannst jeden Tag mit mehr Energie und effizienter angehen.
Unser besonderer Tipp für deine Resilienz: Ein vertrauensvolles Sparring mit einem Coach deines Vertrauens kann ebenso extrem positive Effekte für deine Ausgeglichenheit und Reflexion bewirken. Viele Faktoren lassen dich effizienter agieren - es liegt an dir aktiv an diesen Faktoren zu arbeiten.
Wir hoffen du kannst dir aus unseren Tipps etwas Hilfreiches für dich persönlich mitnehmen. Schau dir gern auch unsere weiteren Tipps zu verschiedenen weiteren Themen an.
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